Jakie formalności trzeba załatwić po śmierci bliskiej osoby?

Jak uzyskać kartę zgonu i akt zgonu?

Pierwszym krokiem po śmierci bliskiej osoby jest uzyskanie karty zgonu. W zależności od okoliczności śmierci dokument wystawia lekarz pogotowia ratunkowego, lekarz rodzinny lub pracownik szpitala. Karta zgonu jest niezbędna do przewiezienia ciała do chłodni i zorganizowania pogrzebu. Na jej podstawie w Urzędzie Stanu Cywilnego właściwym dla miejsca zgonu, wystawiany jest akt zgonu – najważniejszy dokument potrzebny do dalszych formalności po śmierci, takich jak uzyskanie zasiłku pogrzebowego czy wszczęcie procedury spadkowej.

Rodzina zmarłego otrzymuje bezpłatnie jeden skrócony odpis aktu zgonu. Dodatkowe odpisy (w tym pełne) wydawane są odpłatnie. Odbiorem aktu zgonu może zająć się również zakład pogrzebowy, jeśli zostanie do tego upoważniony. W tym celu należy przygotować dowód osobisty osoby zmarłej oraz podpisane pełnomocnictwo.

Zasady i procedura transportu zwłok

Jeśli śmierć nastąpiła poza miejscem zamieszkania lub za granicą, konieczne jest zorganizowanie transportu ciała do miejsca pochówku. W przypadku przewozu zwłok z zagranicy formalności pogrzebowe są bardziej złożone i wymagają uzyskania wielu dokumentów.

Wymagane są m.in.:

• akt zgonu przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego,
• zaświadczenie o przyczynie zgonu (jeśli nie było sekcji),
• zgoda polskiego konsula (w przypadku sprowadzania ciała do Polski),
• zgoda starosty odpowiedniego dla miejsca pochówku,
• dokumentacja pogrzebowa potwierdzająca zgodność z przepisami sanitarnymi.

Firmy pogrzebowe, takie jak Klepsydra Łódź, posiadają znakomitą flotę karawanów oraz doświadczenie w organizacji krajowego i międzynarodowego transportu zwłok, dzięki czemu mogą znacząco odciążyć rodzinę w tej trudnej sytuacji.

O czym jeszcze trzeba pamiętać przed pogrzebem?

Oprócz formalności urzędowych związanych z dokumentami, ważne jest także dopilnowanie kwestii organizacyjnych przed samym pogrzebem. Należy ustalić m.in:

• formę pochówku (tradycyjny czy kremacja),
• miejsce pochówku (czy będzie to nowy grób, czy rodzinny),
• datę i miejsce ceremonii,
• wybór trumny lub urny,
• wybór oprawy muzycznej i florystycznej,
• zdecydowanie o organizacji konsolacji.

Dokumenty do organizacji pogrzebu mogą obejmować także pełnomocnictwa, zaświadczenia z cmentarza, na przykład te dotyczące prawa do grobu. Warto zaznaczyć, że pogrzeb nie musi odbywać się w miejscu zamieszkania zmarłego. Może zostać zorganizowany w dowolnym mieście, o ile zarządca wybranego cmentarza wyrazi zgodę.

Doradcy firmy KLEPSYDRA w Łodzi kompleksowo wspierają Rodziny w organizacją pogrzebu. Na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Rodzinę przygotowują wszystkie niezbędne dokumenty.

Bliscy osoby zmarłej oprócz organizacji ceremonii pogrzebowej wraz z całą oprawą będą również musiały zadbać o: 

• umowy i opłaty cmentarne,
• uzyskanie zasiłku pogrzebowego, renty i odprawy,
• sfinalizowanie ubezpieczeń na życie,
• zamknięcie wszelkich umów zmarłego,
• sprawy związane z dziedziczeniem.

Zasiłek pogrzebowy z ZUS
i pozostałe formy wsparcia po śmierci bliskiego

Zasiłek pogrzebowy przysługuje osobie, która poniosła koszty pochówku, niezależnie od pokrewieństwa ze zmarłym. Obecnie jego wysokość wynosi 4 000 zł. Od 1 stycznia 2026 roku kwota ta wzrośnie do 7 000 zł i będzie waloryzowana wraz ze wzrostem inflacji. Wniosek o wypłatę zasiłku należy złożyć w ciągu 12 miesięcy od daty zgonu w ZUS lub KRUS. W przypadku, gdy kilka osób pokrywało koszty pogrzebu, zasiłek dzielony jest proporcjonalnie.

Dodatkowo członkom rodziny mogą przysługiwać:

• odprawa pośmiertna (z zakładu pracy zmarłego),
• renta rodzinna (np. dla małżonka, dzieci),
• renta wdowia,
• urlop okolicznościowy (2 dni dla najbliższych krewnych).
  

Od 1 stycznia 2026 roku możliwe będzie uzyskanie zasiłku celowego na pokrycie kosztów pogrzebu. Zasiłek ten będzie przyznawany niezależnie od dochodu i będzie mógł być przyznany osobie, która pokryła koszty pogrzebu w dwóch sytuacjach: jeśli po zmarłym nie przysługuje zasiłek pogrzebowy, a także jeśli osoba, która pokryła koszty pogrzebu jest uprawniona do zasiłku pogrzebowego i poniosła w związku z pogrzebem nadzwyczajne, trudne do przewidzenia, niemożliwe do pokrycia z kwoty zasiłku pogrzebowego, koszty (m.in. transport ciała lub prochów osoby zmarłej z zagranicy).

Jak uregulować zobowiązania zmarłego po jego śmierci?

Jedną z bardzo istotnych spraw po śmierci bliskiej osoby jest uporządkowanie spraw majątkowych i administracyjnych zmarłego. Do najważniejszych czynności należą:

• zamknięcie konta bankowego i kart płatniczych,
• wypowiedzenie umów na media, internet, telefon,
• rozwiązanie umów najmu, leasingu, subskrypcji,
• zadbanie o cyfrowe dziedzictwo osoby zmarłej (m.in. o konta w mediach społecznościowych)
• poinformowanie banków, firm ubezpieczeniowych i urzędów.

Warto pamiętać, że korzystanie z karty zmarłego lub jego konta bankowego – nawet w dobrej wierze – jest nielegalne i może mieć konsekwencje prawne. Dlatego tak ważne jest, by zachować dokumentację związaną z organizacją pogrzebu i jak najszybciej zgłosić śmierć do odpowiednich instytucji.

Jak wygląda procedura zamknięcia kont
w mediach społecznościowych zmarłego?

Każda platforma ma własne zasady – najczęściej wymagany jest akt zgonu i dokument tożsamości osoby zgłaszającej. Można wnioskować o usunięcie konta lub przekształcenie go w tzw. „konto pamięci / in memoriam”. Najlepiej skontaktować się bezpośrednio z działem pomocy technicznej danej platformy (np. Facebooka, Instagrama, X/Twittera).

Jak wygląda procedura dziedziczenia?

Formalności po śmierci obejmują również sprawy spadkowe. Spadek to ogół praw i obowiązków majątkowych, które przechodzą na spadkobierców po śmierci bliskiej osoby – mogą to być zarówno aktywa (np. mieszkanie, samochód, oszczędności), jak i długi.

Są dwa sposoby nabycia spadku:

• Notarialny akt poświadczenia dziedziczenia – możliwy, gdy wszyscy spadkobiercy są zgodni.
• Postępowanie sądowe – gdy brak testamentu, są nieporozumienia lub spór o majątek.

W obu przypadkach nabycie spadku należy zgłosić do urzędu skarbowego w terminie do 6 miesięcy. Dotyczy to również najbliższej rodziny, która – choć zwolniona z podatku od spadku – musi formalnie potwierdzić jego nabycie.

Dopełnianie formalności po śmierci bliskiej osoby to proces wymagający zarówno emocjonalnie, jak i organizacyjnie. Dlatego tak ważne jest skorzystanie z pomocy doświadczonych specjalistów – zarówno w kwestii organizacji pochówku, jak i doradztwa administracyjnego. Zakład Pogrzebowy Klepsydra Łódź służy wsparciem na każdym etapie.