Jak uzyskać akt zgonu? Kto go może uzyskać?

Jak uzyskać akt zgonu i jakie dane zawiera ten dokument?

Akt zgonu jest dokumentem wystawianym przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Dlatego po ten dokument należy udać się osobiście do USC właściwego dla miejsca zamieszkania danej osoby. Aby uzyskać akt zgonu należy przedstawić przede wszystkim kartę zgonu, na której uprawniony lekarz potwierdza fakt śmierci. W przypadku zgonu w domu będzie ona wystawiona przez lekarza wezwanego na miejsce zdarzenia, w razie zgonu w szpitalu przez lekarza szpitalnego, a w razie zgonu w tragicznych okolicznościach – na przykład w wypadku, przez zakład medycyny sądowej. Oprócz tego należy przygotować dowód tożsamości zmarłego, a także dowód tożsamości osoby odbierającej dokument, a także w razie potrzeby dodatkowe dokumenty uprawniające do odbioru aktu zgonu (na przykład stosowne upoważnienia, o czym piszemy w akapicie poniżej).
Bez wizyty w USC można również wystąpić o akt zgonu online za pomocą profilu zaufanego. Wówczas dokument udostępniony zostanie w postaci elektronicznej lub na życzenie przesłany listem poleconym.

Akt zgonu zawiera podstawowe dane osobowe zmarłego, miejsce, datę i godzinę śmierci, dane rodziców zmarłego, dane osoby zgłaszającej zgon, a w przypadku przetłumaczenia aktu zgonu na język obcy dane tłumacza.
Wydanie aktu zgonu automatycznie unieważnia dokument tożsamości zmarłego (dowód osobisty, paszport), inne dokumenty (np. prawo jazdy, legitymacje), a także skutkuje wyrejestrowaniem z miejsca stałego lub czasowego pobytu.

Kto może uzyskać akt zgonu?

Osobami uprawnionymi do otrzymania aktu zgonu jest współmałżonek lub rodzeństwo zmarłej osoby, a także wstępni (rodzice, dziadkowie) i wstępni (dzieci, wnuki). Dotyczy to także takich osób jak ojczym lub macocha, oraz rodziców i dzieci przysposobionych. Wniosek o akt zgonu mogą złożyć również instytucje i osoby takie jak: sąd, prokurator, opiekun prawny, przedstawiciel domu opieki społecznej, a także każda osoba, która wykaże posiadanie interesy w uzyskaniu tego dokumentu – na przykład dalsza rodzina, zięć, synowa czy teściowie. O akt zgonu może wnioskować też osoba posiadająca do tego notarialne upoważnienie.
Po uzyskaniu pełnomocnictwa akt zgonu może odebrać pracownik zakładu pogrzebowego w ramach kompleksowo świadczonej usługi pogrzebowej.

Ile kosztuje akt zgonu, jaki jest termin ważności aktu zgonu i czy jest wydawany „od ręki”?

Pierwszy egzemplarz aktu zgonu wydawany jest bezpłatnie, za kolejne odpisy pobierana jest opłata. Praktycznie po złożeniu wniosku wraz z kartą zgonu i dokumentem tożsamości zmarłego akt zgonu wydawany jest „od ręki” w ciągu kilkunastu minut. Jest to tak zwany akt skrócony, który jest wystarczającym dokumentem do zorganizowania pogrzebu, a także dopełnienia większości formalności.
Ze względu na ilość załatwianych formalności najlepiej od razu zaopatrzyć się w kilka odpisów, ponieważ kopie lub skany nie będą honorowane przez niektóre instytucje. Również wydruk elektronicznego dokumentu będzie traktowany jako kopia.
Odpisy aktu zgonu są ważne bezterminowo.

Odpis wystawionego już aktu zgonu można odebrać w dowolnym urzędzie na terenie Polski.

Do czego jest potrzebny akt zgonu?

• Przede wszystkim jest niezbędny do załatwienia wszystkich formalności związanych z pochówkiem, niezależnie od tego, czy organizacją pogrzebu zajmuje się rodzina, czy kompleksowa obsługa powierzona została firmie pogrzebowej.
• Dokument należy przedstawić w celu otrzymania urlopu okolicznościowego. Zgodnie z kodeksem pracy pracownikowi przysługują dwa dni urlopu w przypadku śmierci małżonka, dziecka, rodzica, macochy lub ojczyma, oraz jeden dzień wolnego w przypadku śmierci siostry, brata, teściów, dziadków, wnuków oraz innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
• Potrzebny jest do uzyskania tak zwanego zasiłku pogrzebowego z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Może być wypłacony bezpośrednio osobie organizującej pochówek lub scedowany przez bliskich na zakład pogrzebowy i rozliczony w kosztach związanych z pogrzebem.
• Do rozwiązania wszelkich umów zawartych przez osobę zmarłą (na przykład abonament telekomunikacyjny, ubezpieczenie mieszkania lub samochodu).
• W przypadku kiedy po osobie zmarłej przysługuje renta akt zgonu należy przedstawić w ZUS.
• W sądzie lub u notariusza na potrzeby postępowania spadkowego lub sporządzenia notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia.

Nawet po uzyskaniu notarialnego aktu poświadczenie dziedziczenia akt zgonu może być wymagany przez niektóre instytucje jako dodatkowy dokument. Zazwyczaj dzieje się tak przy zamykaniu rachunków bankowych zmarłego i przekazywaniu środków na konto lub konta spadkobierców.

Co zrobić w razie śmierci bliskiej osoby za granicą?

W tym celu można się zwrócić do właściwego dla miejsca śmierci urzędu konsularnego. Należy wtedy uiścić opłatę konsularną i wypełnić odpowiedni wniosek. Obcojęzyczny akt zgonu nie jest honorowany przez polskie przepisy prawne. Aby był wiążącym dokumentem w Polsce należy wystąpić o transkrypcję aktu zgonu załączając zagraniczny oryginał, jego tłumaczenie przez konsula lub tłumacza przysięgłego oraz wniosek.
Tłumaczenie nie jest konieczne w przypadku otrzymania międzynarodowego aktu zgonu (wzór „C”), czyli formularza zawierającego tytuły oraz objaśnienia w kilkunastu językach europejskich z polskim włącznie.