Akt zgonu jest jednym z najważniejszych dokumentów potrzebnych po śmierci bliskiej osoby. Jest niezbędny między innymi do zorganizowania pogrzebu, załatwienia spraw związanych z ubezpieczeniem społecznym, uzyskania zasiłku pogrzebowego, rozwiązania umów zawartych przez zmarłego czy przeprowadzenia postępowania spadkowego. Sprawne uzyskanie aktu zgonu pozwala więc rozpocząć wiele formalności związanych ze śmiercią.
Zgon każdej osoby, który nastąpił na terenie Polski, należy zgłosić w Urzędzie Stanu Cywilnego (USC) właściwym dla miejsca zgonu. Co do zasady należy zrobić to w ciągu 3 dni od wystawienia karty zgonu. Jeżeli przyczyną śmierci była choroba zakaźna, termin ten wynosi 24 godziny od chwili zgonu. Rejestracja zgonu jest bezpłatna, a po jej dokonaniu USC wydaje jeden bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu.
Akt zgonu sporządza Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego właściwego dla miejsca zgonu. Aby dokonać rejestracji, należy przedstawić przede wszystkim kartę zgonu wystawioną przez lekarza. W przypadku zgonu w domu kartę wystawia lekarz, który stwierdził zgon, natomiast w szpitalu dokument sporządza lekarz właściwy dla placówki. W przypadku śmierci w tragicznych lub niewyjaśnionych okolicznościach karta zgonu może zostać wystawiona po przeprowadzeniu odpowiednich czynności przez uprawnione służby lub zakład medycyny sądowej.
Do zgłoszenia zgonu potrzebny jest również dokument tożsamości osoby zmarłej oraz dokument tożsamości osoby zgłaszającej zgon. W szczególnych sytuacjach mogą być wymagane dodatkowe dokumenty, np. stosowne upoważnienie, jeśli akt zgonu jest odbierany przez firmę pogrzebową w imieniu rodziny.
Samo zgłoszenie zgonu i wydawanie aktu zgonu w związku z rejestracją zgonu odbywa się bez opłat. Kierownik USC co do zasady sporządza akt w dniu zgłoszenia. Jeżeli z przyczyn technicznych nie jest to możliwe, zgon zostaje zarejestrowany w najbliższym możliwym terminie.
Odpis aktu zgonu można uzyskać również w późniejszym terminie. Wniosek o odpis można złożyć osobiście w dowolnym USC w Polsce, a także drogą elektroniczną za pomocą profilu zaufanego. Wówczas dokument udostępniony zostanie w postaci elektronicznej na na Twoją skrzynkę do e-Doręczeń lub w wersji papierowej przesłany listem poleconym.
Akt zgonu zawiera m.in. podstawowe dane osobowe zmarłego, miejsce i datę śmierci oraz inne informacje wymagane przez przepisy dotyczące rejestracji stanu cywilnego. Po zarejestrowaniu zgonu dowód osobisty zmarłego zostaje unieważniony, a osoba zmarła jest automatycznie wymeldowywana z miejsca pobytu stałego lub czasowego.
Niezgłoszenie zgonu w ustawowym terminie może utrudnić lub opóźnić przeprowadzenie kolejnych formalności związanych z pochówkiem. Z tego względu zgłoszenie zgonu warto potraktować jako jedną z pierwszych czynności administracyjnych po uzyskaniu karty zgonu. Co do zasady termin wynosi 3 dni od jej wystawienia, a w przypadku choroby zakaźnej – 24 godziny od chwili zgonu.
W zależności od potrzeb można uzyskać różne rodzaje dokumentów. Odpis skrócony aktu zgonu zawiera podstawowe informacje znajdujące się w akcie i jest najczęściej wykorzystywany przy załatwianiu bieżących formalności. Odpis zupełny zawiera pełną treść aktu zgonu wraz z informacjami i zmianami, które zostały w nim naniesione. Dostępny jest również odpis skrócony wielojęzyczny, który może być przydatny w sprawach za granicą.
| Rodzaj dokumentu | Najważniejsze cechy | Przykładowe zastosowanie |
| Odpis skrócony | Zawiera podstawowe dane z aktu | Organizacja pogrzebu, większość bieżących formalności |
| Odpis zupełny | Zawiera pełną treść aktu wraz z późniejszymi zmianami | Sprawy spadkowe, sądowe i wymagające pełnej treści dokumentu |
| Odpis skrócony wielojęzyczny | Zawiera dane w formie wielojęzycznej | Sprawy urzędowe za granicą |
Jeżeli w akcie lub dokumentach stanowiących podstawę jego sporządzenia znajdują się błędne dane, należy zgłosić ten fakt do USC. Sposób poprawienia informacji zależy od rodzaju błędu – niektóre oczywiste nieprawidłowości mogą zostać sprostowane na podstawie odpowiednich dokumentów, natomiast w bardziej skomplikowanych przypadkach konieczne może być postępowanie wyjaśniające. Zauważone błędy warto zgłosić możliwie szybko, ponieważ błędne dane w akcie mogą utrudnić późniejsze załatwienie spraw spadkowych, ubezpieczeniowych czy bankowych.
Osobami uprawnionymi do otrzymania aktu zgonu jest współmałżonek lub rodzeństwo zmarłej osoby, a także wstępni (rodzice, dziadkowie) i zstępni (dzieci, wnuki). Dotyczy to także takich osób jak ojczym lub macocha, oraz rodziców i dzieci przysposobionych. Wniosek o akt zgonu mogą złożyć również instytucje i osoby takie jak: sąd, prokurator, opiekun prawny, przedstawiciel domu opieki społecznej, a także każda osoba, która wykaże posiadanie interesy w uzyskaniu tego dokumentu – na przykład dalsza rodzina, zięć, synowa czy teściowie. O akt zgonu może wnioskować też osoba posiadająca do tego notarialne upoważnienie.
Po uzyskaniu pełnomocnictwa akt zgonu może odebrać pracownik zakładu pogrzebowego w ramach kompleksowo świadczonej usługi pogrzebowej.
Pierwszy egzemplarz aktu zgonu wydawany jest bezpłatnie, za kolejne odpisy pobierana jest opłata: obecnie 22 zł za odpis skrócony oraz 33 zł za odpis zupełny.
Samo sporządzenie aktu zgonu następuje co do zasady w dniu zgłoszenia zgonu w ciągu kilkunastu minut. Wydawany w tym momencie skrócony akt zgonu, który jest wystarczającym dokumentem do zorganizowania pogrzebu, a także dopełnienia większości formalności. Ze względu na ilość załatwianych formalności najlepiej od razu zaopatrzyć się w kilka odpisów, ponieważ kopie lub skany nie będą honorowane przez niektóre instytucje. Również wydruk elektronicznego dokumentu będzie traktowany jako kopia. Odpisy aktu zgonu są ważne bezterminowo.
Wydanie kolejnego odpisu aktu zgonu nie zawsze odbywa się „od ręki”. Jeżeli akt znajduje się w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego, odpis powinien zostać wydany w ciągu 7 dni kalendarzowych od wpływu wniosku. W przypadku starszych aktów, które wymagają przeniesienia z papierowych ksiąg, termin może być dłuższy. Odpis wystawionego już aktu zgonu można odebrać w dowolnym urzędzie na terenie Polski.
Akt zgonu jest potrzebny przede wszystkim do załatwienia formalności związanych z pochówkiem, niezależnie od tego, czy organizacją pogrzebu zajmuje się rodzina, czy kompleksowa obsługa została powierzona firmie pogrzebowej.
Dokument może być potrzebny również w celu uzyskania urlopu okolicznościowego. Zgodnie z przepisami prawa pracy pracownikowi przysługują dwa dni urlopu w przypadku śmierci małżonka, dziecka, rodzica, macochy lub ojczyma oraz jeden dzień w przypadku śmierci m.in. rodzeństwa, teściów, dziadków, wnuków lub innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Akt zgonu jest także potrzebny do uzyskania zasiłku pogrzebowego z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Świadczenie może być wypłacone bezpośrednio osobie organizującej pochówek lub scedowany przez bliskich na zakład pogrzebowy i rozliczony w kosztach związanych z pogrzebem.
Ponadto akt zgonu może być wymagany także przy:
Nawet po uzyskaniu notarialnego aktu poświadczenie dziedziczenia akt zgonu może być wymagany przez niektóre instytucje jako dodatkowy dokument. Zazwyczaj dzieje się tak przy zamykaniu rachunków bankowych zmarłego i przekazywaniu środków na konto lub konta spadkobierców.
W przypadku śmierci obywatela polskiego za granicą należy uzyskać zagraniczny dokument potwierdzający zgon, a następnie – jeżeli dokument ma zostać wykorzystany w Polsce – dopełnić odpowiednich formalności związanych z jego uznaniem lub transkrypcją do polskiego rejestru stanu cywilnego.
W zależności od kraju mogą być wymagane m.in. zagraniczny akt zgonu, jego urzędowe tłumaczenie oraz dodatkowe dokumenty. W sprawach związanych ze śmiercią obywatela polskiego za granicą można skontaktować się z właściwym polskim konsulem, który poinformuje o wymaganej procedurze.
Obcojęzyczny dokument nie zawsze może być bezpośrednio wykorzystany w polskim obrocie prawnym. W przypadku dokumentów sporządzonych w odpowiedniej formie międzynarodowej tłumaczenie może nie być konieczne. Szczegółowe wymagania zależą jednak od państwa, w którym nastąpił zgon, oraz rodzaju wydanego dokumentu.
Zgon zgłasza się w Urzędzie Stanu Cywilnego właściwym dla miejsca zgonu, co do zasady w ciągu 3 dni od wystawienia karty zgonu. W przypadku śmierci wskutek choroby zakaźnej termin wynosi 24 godziny od chwili zgonu.
Do zgłoszenia zgonu potrzebne są przede wszystkim karta zgonu, dokument tożsamości osoby zmarłej oraz dokument tożsamości osoby zgłaszającej. W szczególnych przypadkach USC może wymagać dodatkowych dokumentów.
Odpis może uzyskać m.in. osoba, która wykaże interes prawny, a także sąd, prokurator, przedstawiciel ustawowy lub opiekun oraz określone instytucje publiczne. Możliwe jest również działanie przez pełnomocnika.
Pierwszy odpis skrócony wydawany po rejestracji zgonu jest bezpłatny; kolejny odpis skrócony kosztuje 22 zł, a zupełny 33 zł. Wydanie kolejnego odpisu trwa zazwyczaj do 7 dni, jeżeli akt znajduje się w centralnym rejestrze, choć w praktyce w niektórych urzędach może być dostępny szybciej.
Najpierw należy uzyskać zagraniczny dokument potwierdzający zgon, a następnie sprawdzić wymagania dotyczące jego wykorzystania w Polsce. W zależności od kraju może być potrzebne tłumaczenie oraz transkrypcja zagranicznego aktu do polskiego rejestru stanu cywilnego.
Data aktualizacji wpisu: 12.09.2026
Niezależny ekspert branży pogrzebowej, autorka bloga Celebruj Wspomnienia, redaktor naczelna magazynu „THANOS”, oficjalnego magazynu wydawanego przez Światową Federację Organizacji i Przedsiębiorców Pogrzebowych FIAT-IFTA. Napisała blisko setkę artykułów i przeprowadziła dziesiątki rozmów na tematy związane z trendami, marketingiem i sprzedażą usług pogrzebowych. Katarzyna nieustannie śledzi nowości w branży, odkrywając innowacje, które zmieniają sposób, w jaki postrzegane są usługi funeralne. Jej niestandardowe podejście do tematyki, łączące wnikliwość, odwagę i szacunek, przyciąga uwagę zarówno profesjonalistów, jak i osób spoza branży. Współpracuje z liderami rynku, w tym z Grupą KLEPSYDRA SA.
Organizacja pogrzebu
Śmierć bliskiej osoby oznacza nie tylko trudne emocje, ale również konieczność podjęcia wielu decyzji i dopełnienia formalności w krótkim czasie. Dla większości osób jest to sytuacja, z którą mierzą się po raz pierwszy, dlatego szczególnie ważne jest uporządkowanie kolejnych kroków.
Finanse Organizacja pogrzebu
Organizacja pogrzebu to jedna z tych sytuacji, w których trzeba podejmować ważne decyzje w bardzo krótkim czasie. Oprócz kwestii formalnych i samego przygotowania uroczystości pojawia się również pytanie o budżet. Jakie są rzeczywiste koszty pogrzebu? Co wpływa na cenę pochówku? I czy zasiłek pogrzebowy pozwala pokryć wszystkie wydatki?
Organizacja pogrzebu
W trudnych chwilach po stracie bliskiej osoby ważną rolę odgrywa wsparcie profesjonalistów, którzy z empatią i spokojem pomogą przejść przez organizację ceremonii pożegnalnej. Dobry zakład pogrzebowy powinien nie tylko zadbać o formalności i przebieg uroczystości, ale także zapewnić rodzinie poczucie bezpieczeństwa, spokoju i zrozumienia.
801 33 73 00
kontakt@klepsydra.pl
Opinie 
