Zasiłki pogrzebowe z ZUS a RODO

25 maja bieżącego roku weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE tzw. RODO. Wejście w życie nowych przepisów wprowadziło wiele istotnych zmian. Dotyczą one także dokumentów, które są wymagane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w celu otrzymania zasiłku pogrzebowego.

Co się zmieniło? Przede wszystkim sposób, w jaki potwierdzana jest tożsamość osoby wnioskującej o przyznanie zasiłku pogrzebowego, także w sytuacji, gdy wniosek ten składany jest za pośrednictwem zakładu pogrzebowego.

Do wypłaty zasiłku niezbędne jest podanie danych takich jak: imię i nazwisko, data urodzenia, data zgonu, stopień pokrewieństwa/powinowactwa,  czy data zawarcia związku małżeńskiego. Informacje te weryfikuje się na podstawie dowodu osobistego lub odpisu aktu stanu cywilnego.
Przepisy związane z RODO sprawiły, że ZUS nie może ustalić pokrewieństwa wnioskodawcy, oraz tożsamości tak jak dotychczas, czyli na podstawie kserokopii dowodu tożsamości. Wykonanie takiej kserokopii byłoby wykroczeniem, gdyż nie jest to działanie niezbędne.

Pracownik zakładu pogrzebowego w takim wypadku potwierdza tożsamość wnioskodawcy na podstawie dowodu tożsamości, ale na miejscu, czyli w zakładzie pogrzebowym. Następnie dostarcza do ZUS-u oświadczenie o potwierdzeniu tożsamości, na którym znajduje się jedynie seria i numer dowodu, oraz pieczątka zakładu pogrzebowego i podpis pracownika, który wystawia oświadczenie.

Wnioskodawca w celu potwierdzenia pokrewieństwa z osobą zmarłą powinien dołączyć do wniosku akt stanu cywilnego. Akty te na ogół wydawane są w ciągu kilku minut. Czasami jednak zdarza się, że urząd potrzebuje kilku dni na przygotowanie takiego dokumentu. Jeśli jednak pokrewieństwo chcemy potwierdzić na podstawie dowodu tożsamości, musimy okazać go bezpośrednio w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, nie w firmie pogrzebowej.

Ważną informacją jest to, że klienci zgłaszający się do ZUS obsługiwani są w pierwszej kolejności.